In occasione dell'ordinamento operato nel 1912, tutto il materiale cronologicamente appartenente al periodo che va dal 1863 al 1912 venne classificato all'interno di una sezione dell'Archivio comunale denominata in quella circostanza «Archivio moderno». «Le carte dell'Archivio antico (prima parte)» - recitava la relazione conclusiva - «abbracciano lo spazio di oltre sei secoli, cioè dall'anno 1151 al 1796; quelle dell'Archivio medio abbracciano il periodo di 66 anni, cioè dal 1797 a tutto il 1862 e quelle dell'Archivio che chiamerò moderno, il periodo dall'anno 1863 a tutto il 1912, cioè mezzo secolo giusto». Si precisava inoltre che dal 1863 al 1912 «venne sempre seguito il sistema del funzionamento dei 21 referati, come attualmente, e che dovrà cessare col 31 dicembre anno corrente». Infatti si dava disposizioni che a partire da quella data, cioè a «partire dal I gennaio 1913 (come à ordinato la Giunta con sua deliberazione 13 luglio 1912 n. 52) il protocollo e l'archivio funzionino in conformità al modello di cui la circolare ministeriale I marzo 1897 n. 17100 D. II. A tale scopo converrà far stampare in seguito il nuovo protocollo e le nuove copertine per fascicolazione degli atti». Continuando a seguire le indicazioni di quella relazione, il tecnico incaricato precisava che «dell'Archivio moderno [...] ho fatto seguire uno spoglio veramente minuzioso ma necessario poichè essendo in esso che più frequentemente si devono fare ricerche di atti, le ricerche stesse riuscissero più facili e più preste. Feci quindi esaminare ogni busta, materia per materia, fascicolo per fascicolo e rubricare tutte le posizioni speciali anno per anno, cronologicamente. Questa necessaria operazione à portato un lungo, paziente e faticoso lavoro e ci è costata anche delle boccate di polvere tutt'altro che igieniche». Di tale sezione si comunicava pure la consistenza e la collocazione: «le buste dell'archivio moderno sommano a 663, occupano complessivamente 26 scaffali (da 7 a 32) e seguono immediatamente da sinistra a destra le buste dell'Archivio antico e medio. Dell'Archivio moderno ho fatto impiantare un rubricario ex novo, prima facendo lo spoglio col metodo dei cartellini e quindi trasportandone i dati su apposito registro. Tali dati sono: denominazione (ente, persona od affare), indicazione (oggetto, n. dello scaffale, anno a cui si riferisce l'affare, referato a cui appartiene). Anche in questo incontro ho dovuto seguire per necessità il sistema del protocollo a cui gli atti d'archivio si riferiscono. Ma io confido che il rubricario agevolerà le ricerche e supplirà alla poca precisione del sistema medesimo». Inoltre «negli scaffali n. 37 e 38 vennero collocati i protocolli dall'anno 1862 in avanti, al completo, e nello scaffale 39 i registri e gli atti del Giudice conciliatore». A parte veniva collocato l'Archivio amministrativo, disgiunto da quello che veniva considerato l'Archivio generale. I 21 referati a cui si accennava erano: «1. Acque e strade; 2. Amministrazione; 3. Agricoltura; 4. Annona; 5. Beneficenza; 6. Censo; 7. Culto; 8. Elezioni liste; 9. Finanze; 10. Grazia e giustizia; 11. Istruzione; 12. Legislazione; 13. Militari; 14. Oggetti vari; 15. Patrimonio; 16. Pesi e misure; 17. Polizia urbana e pompieri; 18. Popolazione; 19. Poste e telegrafi; 20. Pubblica sicurezza; 21. Sanità». L'ordinamento che di tale sezione viene qui proposto è tuttavia quello riscontrato che risulta sì strutturato per referati, ma all'interno di unità di confezione organizzate per anno.